Внутренний документооборот

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Перейти к навигации Перейти к поиску

АСУ Жилищный Стандарт позволяет Управляющей компании хранить и работать с внутренними документами. Отдельные журналы созданы для

Служебные записки

Журнал Служебные записки предназначен для хранения в АСУ записок от одного сотрудника на имя другого. Каждый документ характеризуется:

  • Временем создания
  • Содержанием
  • Адресом (если записка касается какого-то объекта, находящегося на обслуживании УК)

По служебной записке можно создать Задачу, которая будет являться дочерней по отношению с записке.

Приказы

Журнал приказы предназначен для хранения Внутренних приказов, действие которых распространяется на сотрудников УК. Каждый приказ характеризуется:

  • номером
  • темой
  • ответственным исполнителем
  • Участниками приказа
  • Сотрудником, подписавшим приказ
  • Крайним сроком реакции
  • Содержанием приказа

По документу Приказ в АСУ можно создать дочерний документ: Задачу, Исходящий документ, Входящий документ

Все сотрудники, указанные как Участники в Приказе могут и должны ознакомится с Приказом и отметить этот факт, нажав кнопку Ознакомился. Время нажатия кнопки фиксируется в АСУ

Кнопка Ознакомиться в Приказе.png

По созданной записи о Приказе можно сформировать в АСУ "бумажную" версию Приказа - по заданному в АСУ шаблону формата docx будет сформирован документ.

Объяснительные

Журнал Объяснительные служит для хранения и работы с объяснительными. Каждый документ характеризуется:

  • номером
  • Получателем
  • Отправителем
  • Содержанием

Документы группы компаний

Данный журнал предназначен для хранения документов, курсирующих между компаниями, входящими в группу компаний. Предположим, что у Управляющей компании есть ряд дочерних организаций, отвечающий за свои участки работы. Например, взысканием дебиторской задолженности занимается ООО Юрист. При отправлении письма из УК в ООО "Юрист", при условии, что обе компании работают в АСУ, для УК документ будет Исходящим, а для ООО "Юрист" Входящим. Чтобы не создавать документ дважды в общем журнале корреспонденции, его можно хранить в журнале Документы группы компаний.

Внутренний документ характеризуется:

  • Организацией отправителем
  • Организацией получателем
  • Содержанием документа
  • Временем создания в АСУ
  • Адресом (если записка касается какого-то объекта, находящегося на обслуживании УК)

В качестве отправителя и получателя могут быть выбраны только те компании, которые входят в Группу компаний.

Видеоинструкция