Задача

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Перейти к навигации Перейти к поиску

Журнал Задач в АСУ предназначен для постановки и контроля заданий для сотрудников УК.

Задача может быть:

  • Создана по родительскому документу (например, по принятой Заявке в АДС)
  • Создана без родительского документа по инициативе пользователя
  • Создана автоматически на основании запрограммированного бизнес-процесса

Видеоинструкция

Структура данных

Основные характеристики задачи:

  • Номер (автоматически заполняемое поле, сквозная нумерация задач)
  • Время создания (автоматически заполняемое поле)
  • Содержание (текстовое поле содержащее суть поставленной задачи. В случае, если задача ставиться на основании родительского документа, в данное поле наследуется содержание родительского документа)
  • Помещение или Дом, с которым связана задача (не обязательное поле. Если Задача ставится по родительскому документу, то значение наследуется от него)
  • Обращающийся (физлицо или организация)
  • Телефон обращающегося (автоматически заполняется от родительского документа и/или от ранее выбранного Обращающегося)
  • Автор (автоматически заполняемое поле, указывается сотрудник, создавший задачу)
  • Исполнитель (сотрудник УК, ответственный за выполнение задачи)
  • Исполнитель (контрагент, ответственный за выполнение задачи)
  • Дата визита, удобная заказчику (поле, наследуемое от родительского документа - Заявки)
  • Время принятия задачи (момент времени, когда Исполнитель задачи поставил отметку о том, что ознакомился с задачей. Отметка может быть поставлена через АСУ или через мобильное приложение)
  • Время начала работ (момент времени, когда Исполнитель задачи поставил отметку о том, что начал работу над задачей. Отметка может быть поставлена через АСУ или через мобильное приложение)
  • Крайний срок исполнения (автоматически рассчитываемое поле на основании нормативов, заданных в АСУ)
  • Фактическое время выполнения (момент времени, когда Исполнитель задачи поставил отметку о том, что успешно закончил работу над задачей. Отметка может быть поставлена через АСУ или через мобильное приложение)

Права на работу с задачей

В АСУ можно индивидуально подойти к вопросу наделения прав на работу с задачами для каждого сотрудника. Существуют следующие разрешения на работу с задачами:

  • Просмотр списка задач
  • Просмотр карточки задачи
  • Создание задачи
  • Создание подзадачи
  • Редактирование задачи
  • Право закрыть задачу
  • Право вернуть задачу не выполнение
  • Право удалять задачи
  • Право отклонять задачи
  • Право изменять крайний срок выполнения задачи
  • Право распечатывать заказ-наряды задач

Стоит понимать, что эти права распространяются на работу с задачами, как с сущностями. Настройка прав на доступ к конкретным задачам настраивается через группы доступа

Рекомендуется настраивать в АСУ определенные Роли, которым давать необходимые разрешения, Роли в свою очередь давать Сотрудникам, таким образом разграничивая доступы.

Поджурналы задач

Для удобства работы с Задачами в разделе АСУ Задачи выведены поджурналы, обеспечивающие быстрый доступ к нужной выборке задачи:

  • Мои задачи (все задачи, где Исполнителем или Участников задачи указан активный пользователь АСУ)
  • Просроченные (все задачи, крайний срок выполнения которых оказался в прошлом и которые до сих пор не выполнены)
  • Невыполненные (все задачи, статус которых отличается от терминального)
  • По заявкам (все задачи, являющиеся дочерними от Заявок)
  • По документам (все задачи, являющиеся дочерними от документов АСУ (корреспонденция, внутренние документы и проч))

Кроме того, любой сотрудник может сформировать свои поджурналу через инструмент Сохраненные фильтры

Автоматическое назначение задач

В АСУ реализован функционал автоматического назначения задач по принятым в АДС заявкам. На основе распределения сфер ответственности между сотрудниками, настраиваемыми на странице Исполнители задач. Настраивается распределение сотрудников по жилому фонду и по сферам ответственности. Функционал позволяет фиксировать время работы сотрудника, предусматривать подмену ответственного в случае его отсутствия.

Автоматическая постановка задач позволяет

  • экономить трудовые ресурсы, затрачиваемые на распределение заявок по исполнителям;
  • ускорить процесс доставка Заявки до Исполнителя;
  • избежать кумовства при распределении заявок

Нормативы времени на выполнение задачи

В разделе Настройки на странице Атрибуты работ пользователи АСУ могут задать временные нормативы, принятые в УК для выполнения разного типа работ. В случае, если задача относится к какому-то типу с заданным нормативом, то крайний срок решения задачи будет рассчитываться по формуле Текущее время+максимальный срок на решения задачи. Например, если задача ставится в 12.00 1 мая, а максимальный срок решения - 20 часов, то крайний срок будет обозначен как 8.00 2 мая. При этом ответственный исполнитель по задаче (если активирован функционал автоматической постановки задач) будет выбран тот, который будет находится на рабочем месте именно в 8.00 2 мая.

Видимость задач и иерархия сотрудников

Видимость задачи для конкретного сотрудника определяется механизмом Группы доступа, реализованном в АСУ. Любой документ и объект в АСУ имеют свои группы доступа, Сотрудники (пользователи АСУ) в свою очередь включены в те или иные группы. Например, Сотрудник Иванов может быть включен в группу Участок №1. В свою очередь дом по адресу Ленина 2 может иметь группу доступа Участок №1. Таким образом Задача по адресу Ленина 2 унаследует от дома группу доступа Участок №1 и будет видима в АСУ сотруднику Иванову. Подробнее о механизме Группы доступа

Право поставить задачу коллеге также регулируется группами доступа. Если сотрудник Иванов находится в группе Участок №1, а сотрудница Петрова в группе Юристы, то ни Иванов не сможет поставить задачу Петровой, ни Петрова не сможет поставить задачу Иванову.

Документы, формируемые в журнале Задач

По задаче в АСУ могут быть сформированы шаблонные документы: Наряд-задание и Наряд-задание на платные работы. Шаблоны документов редактируются Технической поддержкой по запросу пользователей. Предназначены для фиксации объема выполненных работ на месте производства работ и для последующего подписания Наряда у жителя, по чьей инициативе выполнялись работы

Подзадачи и чек-листы

В случае, если задача является сложносоставной и предполагает участие нескольких сотрудников, в АСУ существтует две возможности делегирования части работ:

  1. Постановка Подзадачи
  2. Использование чек-листов

Об использовании чек-листов подробно написано в соответствующей статье.

Постановка подзадачи позволяет создать в АСУ новую задачу, которая будет являться дочерним к текущей задаче, а статусы этих документов будут комплиментарны.

Списания по задаче

По каждой выполненной задаче управляющая компания заинтересована в фиксации затрат, осуществляемых в процессе работы компании. По каждой выполненной задаче могут быть зафиксированы как траты материалов, так и объемы затраченного времени. Подробнее об этом в соответствующей статье