Запись на прием

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Перейти к навигации Перейти к поиску

Сотрудники управляющей компании обязаны вести прием граждан по вопросам, входящим в компетенции сотрудника.

Постановление 331 регламентирует обязанность Управляющей компании предоставлять гражданам возможность электронной записи на прием.

В АСУ "Жилищный Стандарт" начиная с версии 18.08 пользователям доступен функционал, полностью автоматизирующий процесс записи на прием и проведение самого приема.

Настройки

В разделе Настройки находится подраздел Журнал записи на прием который позволяет настроить функционал под нужды Управляющей компании:

  • Выбор сотрудников, осуществляющих прием
  • Установка дней недели и временных интервалов, в течение которых осуществляется прием
  • Установка длительности каждой встречи
  • Определение количества дней, на за которое доступна запись на прием
  • Активация возможности записи на прием через личный кабинет на сайте

Кроме того, в Шаблонах SMS можно задать текст sms-сообщения, которое будет направлено Жителю для подтверждения его записи. Управление шаблоном текста sms происходит в справочнике с машинным именем sms_template в элементе справочника с машинным именем check_in_code

Также к настройкам относится возможность редактировать шаблон Чек-листа задачи, которая будет автоматически создаваться в АСУ по всем фактам Записи на прием.

Чек-лист задачи по записи на прием, используемый по умолчанию, содержит в себе следующие пункты

  • Записать на прием (при электронной записи пункт сразу создается как Выполненный. При создании записи Пользователем АСУ, пункт отмечается как выполненный, а Исполнителем пункта отмечается тот сотрудник, который внес запись в АСУ)
  • Подтверждение записи. Время выполнения данного пункта автоматически задается как минус 2 рабочих дня ко времени предполагаемой встречи. То есть если Запись на 8 утра четверга, то срок выполнения этого пункта чек-листа будет указан как 8 утра вторника.
  • Проведение встречи. Время выполнение этого пункта чек-листа равно времени встречи. Если встреча назначена на 8 утра четверга, а ее длительность 45 минут, то время выполнения пункта - 8.45 четверга, планируемая длительность выполнения - 45 минут
  • Постановка задачи по итогам встречи. По результатам встречи может быть принято решение о необходимости осуществления неких мер и/или работ. Для того, чтобы учесть факт постановки задачи по принятию этих мер, а также сохранить связь между действием и мотивом, побудившем на совершение действия, в дефолтном чек-листе есть такой пункт
  • Отчет заявителю по факту решения. Если было принято решение о принятии неких мер, то по факту их принятия целесообразно отчитаться об этом.

Возможности

Функционал Записи на прием позволяет:

  • Задать перечень сотрудников, ведущих прием и временные интервалы, когда они это делают
  • Вести электронную запись жителей на прием, предупреждая одновременную запись разных жителей на одно и то же время и одновременную запись одного жителя на несколько приемов к одному сотруднику
  • Автоматически ставить и распределять действия, направленные на качественное проведение приема
  • Автоматически формировать протокол по факту проведения приема
  • Записываться на прием через личный кабинет жителя на сайте УК; Отменять запись на прием через личный кабинет жителя на сайте

Запись на прием через личный кабинет жителя на сайте УК

Запись на прием с помощью личного кабинета доступна при следующих условиях:

  • разрешение на запись активировано в настройках функционала]
  • Житель не имеет активной (запланированной в будущем) записи на прием к сотруднику
  • Житель указал в личном кабинете номер своего мобильного телефона
  • В АСУ активирована отправка sms-сообщений и настроен канал отправки sms

Последние два пункта обязательны, так как запись на прием осуществляется только после того, как Житель введен код, отправленный на номер мобильного телефона. Это сделано для предупреждения случаев, когда житель записался на прием, но отрицает факт того, что это сделал он.

Видеоинструкция