Настройки модуля документооборот

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Перейти к навигации Перейти к поиску

АСУ позволяет управлять порядком номерообразования регистрируемых в ней писем. Это осуществляется в разделе Настройки-Настройки-Документооборот (см. Рис.1).

Рис.1
Рис.2
Рис.3
Рис.4
Рис.5
Рис.6

Разберем доступные настройки:

Сквозная нумерация входящей и исходящей корреспонденции — активация этого пункта приведет к тому, что все Входящие письма во всех поджурналах будут иметь сквозную нумерацию. В случае, если пункт не активирован, то в каждом поджурнале будет своя нумерация.

Новая нумерация для каждого года — номера документов будут начинаться с «1» каждый год, т.е. вне зависимости от номера, присвоенного последнему письму в предыдущем календарном году, первому письму, созданному в АСУ в следующем году будет присвоен номер 1.

Показывать последний созданный номер документа — активация данной настройки приводит к тому, что в форме создания письма под полем Номер отображается номер последнего (по времени создания) письма.

Кнопка Редактировать настройки нумератора открывает страницу, с которой осуществляется управление правилами номерообразования.

По умолчанию АСУ не содержит никаких правил номерообразования (см. Рис.2) и все документы нумеруются либо автоматически в форме «порядковый номер» либо номера документам присваивают Пользователи, создающие эти документы в АСУ.

В случае, если необходимо задать какие-то особенные правила номерообразования, то это можно сделать, нажав кнопку Добавить (см. Рис.3).

Поскольку в АСУ может работать несколько компании, которые могут иметь разные правила номерообразования, то в форме создания правил, в первую очередь, необходимо выбрать компанию или группу компаний, для документов которых создаются правила номерообразования. Это осуществляется через поле Группа компаний. Поле имеет формат выпадающего списка, в котором можно выбрать любую из ранее созданных Групп компаний. В случае, нужная группа компаний ранее не была создана, то пользователь может нажать кнопку +Добавить группы компаний, которая приведет к открытию формы добавления группы компаний (см. Рис.4).

В форме необходимо задать Имя для группы, а также выбрать те компании, которые войдут в эту группу и на которые в последующем будут распространяться правила номерообразования.

После заполнения поля Имя и выбора компаний, которые войдут в эту группу компаний, необходимо нажать кнопку Сохранить.

После чего пользователь будет направлен на страницу перечня Групп компаний. Возврат к странице создания правил нумератора возможен через пункт меню Настройки — вкладка Настройки — подвкладка Документооборот.

Вернемся к форме создания правил номерообразования (см. Рис.5).

В поле Группа компаний выберем ту группу, что ранее создали.

В поле Документ необходимо выбрать один или несколько видов документа, на который будут распространятся правила номерообразования. Для примера выберем тип документов Входящие от контрагентов.

В поле Префикс документа зададим Префикс 18/.

В поле Суффикс документа зададим Суффикс «ВК».

При таком правиле при автоматической нумерации Входящего документа от Контрагента будет присваиваться номер формата «18/порядковый номерВК».

На Рис.6 представлен ряд правил Номерообразования, которые охватывают все виды Входящих документов.

Ранее созданные правила номерообразования могут быть изменены или удалены. Документы, пронумерованные в соответствии с этими правилами, не будут изменены в случае изменения правил номерообразования.