Создание записи об исходящем письме

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Перейти к навигации Перейти к поиску

Создание исходящего письма возможно следующими путями:

   • Со страницы журнала Исходящее можно создать Исходящий выбранного типа (см. Рис.1).
   • Со страницы любого поджурнала Исходящих можно создать Исходящий этого вида (см. Рис.2).
   • Исходящий можно создать со страницы Входящего документа или Задачи, в результате работы с которыми направляется Исходящий (см. Рис.3).
Рис.1
Рис.2
Рис.3
Рис.4

В зависимости от того, каким способом создается Исходящий, пользователю откроется либо пустая, либо предзаполненная форма создания Исходящего документа. Рассмотрим процесс работы с пустой формой создания Исходящего документа (см. Рис.4).

Поле Входящий от контрагента - позволяет указать ранее полученный Входящий, в ответ на который создается текущий Исходящий. Связь Входящих и Исходящих писем строится на комплиментарности - Исходящий для гражданина можно только с Входящим от гражданина, аналогично с Контрагентами и Надзорными органами. При клике на кнопку Выбрать, расположенную в конце строки, пользователь открывает всплывающее окно с перечнем ранее зарегистрированных писем, с которыми можно связать Исходящий.

Клик по кнопке "Выбрать" приведет подстановке выбранного письма в строку и закрытию всплывающего окна.

Поле - поле для ввода номера Исходящего документа. Может быть заполнено автоматически, если в АСУ настроены и используются правила номерообразования. Под полем может быть выведена подсказка с номером последнего созданного письма (если в АСУ активирована соответствующая настройка).

Поле Время создания - поле для фиксации даты и времени создания записи об Исходящем документе в АСУ. Заполняется автоматически текущим временем. Может быть отредактировано пользователем.

Поле Содержание - текст, введенный в данное поле, подставляется в Шаблонный документ формата *.docx как текст письма.

Дома (адрес) - поле для указания объекта (ов), с которыми связано письмо.

Получатель (Контрагент, Надзорный орган) - поле для выбора физического или юридического лица, в адрес которого направляется письмо. В случае с Исходящими контрагенту и Исходящему надзорному органу, в поле необходимо нажать кнопку Выбрать, после чего в открывавшемся всплывающем окне выбрать того контрагента (надзорный орган) в который направляется письмо.

В поле также есть кнопка Создать, которая позволяет открыть форму создания записи о юридическом лице, если она (запись) ранее не была создана в АСУ.

При нажатии кнопки Создать откроется стандартная форма создания записи об организации. Подробнее о порядке заполнения подобной формы в соответствующем разделе инструкции.

В случае, если создается Исходящий гражданину, то после заполнения поля Адрес поле трансформируется в список жильцов, которые зарегистрированы по данному адресу, с возможностью создать запись о новом жильце, проживающем по данному адресу.

Если при создании Исходящего поле Адрес заполнено не было, то в поле Получатель (физ.лицо) можно ввести имя или фамилию жильца и Пользователю будут предложены все записи о физических лицах, которые соответствуют введенному запросу.

Если запись о нужном физическом лице отсутствует, то по нажатию на кнопку + откроется всплывающее окно с формой создания записи о физическом лице.

Поле Телефон (есть только в форме создания Исходящего для Гражданина) - автоматически заполняется тем номером телефона, который ранее был присвоен Физическому лицу, выбранному как Получатель. Может быть отредактировано пользователем.

Поле Отправитель - указывается компания, от имени которой будет отправлено письмо. Выбор из перечня УК, использующих АСУ.

Поле Трек-номер - служит для ввода трек-номера, присваиваемого Заказным письмам, отправленным Почтой России. В дальнейшем по трек-номеру автоматически проверяется статус доставки письма до адресата.

Поле Получатель копии - в данном поле можно указать одно или несколько юр лиц, в адрес которых будет направлена копия Исходящего письма.

Поле Прикрепить файл - позволяет прикрепить к создаваемой записи любые файлы, связанные с этим письмом.

После того, как все поля были корректно заполнены, пользователь может нажать кнопку Сохранить, которая инициирует процесс создания записи об исходящем письме в АСУ. По результату пользователю откроется страница просмотра созданного Исходящего письма.