Создание записи о входящем письме

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Перейти к навигации Перейти к поиску

Рассмотрим процесс создания Входящего письма.

Рис.1
Рис.2
Рис.3

Кнопки Создания Входящего размещены как в общем журнале Входящих документов, так и в каждом журнале по типам Входящих.

В общем журнале Входящих документов кнопка Создать имеет выпадающее меню, в котором необходимо выбрать вид создаваемого Входящего (см. Рис.1).

По клику на выбранный вид входящего открывается соответствующая форма создания документа. Формы разных видов входящих отличаются набором полей, но в целом логика их заполнения идентична. Рассмотрим процесс заполнения формы Создания Входящего от гражданина (см. Рис.2).

Поле Исходящий гражданину — заполняется в том случае, если создаваемый Входящий был получен в ответ на ранее направленный Исходящий. В случае если в данном поле будет указан какой-либо документ, он и все связанные с ним документы, будут объединены в Цепочку документов с создаваемым документом.

Поле - поле для ввода номера документа. Ниже под полем может быть выведен номер последнего созданного в АСУ документа данного типа. В случае, если в поле № не будет внесено значение, оно будет заполнено автоматически в соответствии с правилами номерообразования документов.

Время создания — автоматически заполняется текущим временем и датой. Содержимое поля может быть изменено.

Крайний срок реакции на документ - автоматически заполняется временем, рассчитанным на основе алгоритма Текущее время+ нормативный срок отработки документа. Поле изменяемо.

Тип — списочное поле, служит для классификации входящих документов внутри их Видов.

Содержание заявления — текстовое поле для фиксации общей сути входящего письма.

Адрес — поле для фиксации адреса проживания заявителя письма. Доступны объекты, находящиеся под управлением всех УК, использующих АСУ.

Отправитель — в случае, если ранее в поле адрес была указана квартира отправителя, то в АСУ выведет информацию о проживающих по указанному адресу, с возможностью выбора одного из указанных лиц (см. Рис.3). Также присутствует кнопка Добавить в базу, которая открывает окно для записи информации о новом жильце.

Телефон — поле, в котором можно внести контактный телефон Заявителя. В случае если ранее в АСУ уже был внесен контактный телефон данного заявителя, Пользователь может выбрать предлагаемый АСУ номер телефона. По нажатию на номер, поле Телефон заполнится автоматически заполняется.

Получатель — поле для выбора Управляющей компании, в которую направлено текущее письмо. Автоматически заполняется той Управляющей компанией, которая управляет домом, выбранном в поле Помещение.

Прикрепить файл — поле для прикрепления файлов, связанных с Входящим письмом. Например, скан-образ входящего письма.

После того, как все поля формы создания Входящего документа были заполнены, пользователь должен нажить кнопку Сохранить. По нажатию кнопки запускается процесс записи о новом документе в АСУ, по итогам которого Пользователю будет открыто окно просмотра созданного документа.

В случае, если какие-либо обязательные поля не заполнены или заполнены не корректно, пользователю снова откроется форма создания с предупреждением об ошибке и сохраненными ранее внесенными данными. В таком случае необходимо исправить указанные ошибки и повторить процедуру сохранения документа.