Создание заявки

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Перейти к навигации Перейти к поиску

Создание заявки в АСУ может происходить несколькими путями:

   • автоматически, на основе данных, вводимых жильцом через личный кабинет Жителя на сайте УК;
   • автоматически, на основе данных, вводимых жильцом через Мобильное приложение Жителя;
   • вручную через web-интерфейс без использования АТС Жилищный Стандарт, по нажатию кнопки Создать заявка;
   • вручную с использованием АТС Жилищный Стандарт. 

В рамках этой части инструкции рассмотрим только создание заявки через web-интерфейс без использования АТС Жилищный Стандарт

Рис.1
Рис.2
Рис.3
Рис.4
Рис.5
Рис.6
Рис.7
Рис.8

Все пользователи АСУ, которые имеют разрешение на создание записей о новых Заявках в АСУ, видят кнопку Создать заявка в верхней части журнала Заявок. Для упрощения работы диспетчеров в АСУ «Жилищный Стандарт» выведена дополнительная кнопка Создать заявку в верхнюю панель в АСУ. Нажатие данной кнопки открывает карточку создания Заявки (см. Рис.1). Таким образом, пользователь может перейти к быстрому созданию Заявки из любого журнала АСУ.

Данная кнопка доступна только пользователям с ролью «Диспетчер». Остальные пользователи АСУ «Жилищный Стандарт» не будут видеть данную кнопку. Если Пользователю необходимо предоставить роль диспетчера, то в карточке редактирования сотрудника (Настройки – Сотрудники) во вкладке Управление доступом в поле Роль необходимо отметить галочкой роль Диспетчер.

После нажатия кнопки открывается форма создания Заявки. Она представлена на Рис.2.

Рассмотрим все поля по порядку. Поле - АСУ автоматически присваивает номер Заявки после ее создания. Однако, если пользователю необходимо зарезервировать номер заявки при ее создании, необходимо нажать на соответствующую кнопку.

Поле Время создания – выводит информацию о времени создания Заявки. При необходимости Пользователь может скорректировать время создания.

Поле Адрес — в нем пользователь последовательно должен заполнить Адрес, по которому наблюдается проблемная ситуация, о которой идет речь в Заявке.

Адрес в АСУ многоуровневый. В форме создания Заявки Пользователю предлагается заполнять адрес с того уровня, на котором есть два и более элемента. Например, если весь жилфонд сосредоточен в одном городе, то уровень Город в поле Адрес будет заполнен автоматически. Если весь жилфонд, к которому имеет доступ сотрудник, находится на одной улице, то и этот уровень будет автоматически заполнен. В общем случае уровни в поле адрес таковы:

   • населенный пункт (город, поселок);
   • улица;
   • номер дома;
   • номер помещения.

При этом в АСУ можно добавлять и другие уровни Адреса. Например, Регион или Микрорайон.

В поле помещение можно выбрать как жилые, так и нежилые помещения, которые находятся в ранее выбранном доме.

При создании заявки в поле Адрес должен быть указан как минимум Дом, на котором наблюдается проблемная ситуация. Желательно заполнять адрес полностью вплоть до квартиры. В таком случае тем коллегам, которые будут отрабатывать Заявку, будет проще взаимодействовать с Жителем, оставившим Заявку.

Поле Обращающийся физ.лицо - в данное поле необходимо указать Физическое лицо, которое подает Заявку. При выборе квартиры в поле Адрес АСУ предлагает список жильцов, информация о которых была ранее внесена в АСУ, а также номера телефонов, которые закреплены за данным помещением. (см. Рис.3).

Пользователь может либо выбрать одного из предложенных жильцов, либо нажать кнопку Плюсик (Добавить в базу), после чего откроется всплывающее окно с формой создания записи о новом жильце.

В данной форме Пользователь может заполнить поля Фамилия, Имя, Отчество. Дата рождения. Номер мобильного телефона, адрес электронной почты. Обязательным для заполнения является только поле Фамилия.

После выбора Обращающегося, АСУ выведет информацию о данном жильце: сумму задолженности по лицевым счетам, собственником которых является заявитель (поле Задолженность носит информационный характер и заполняется автоматически); номер телефона, закрепленный за жителем и адрес помещения, в котором он проживает (см. Рис.4).

Поле Телефон — в данное будет автоматически подставлено значение, если:

   • жилец был создан через форму Добавить в базу и в ней (в форме) было заполнено поле Мобильный телефон;
   • номер телефона был определен АТС Жилищный Стандарт, а Заявка создается в процессе обработки входящего вызова.

Если при создании Заявки Пользователь выбирает Обращающегося из предлагаемого списка, то АСУ выведет информацию о всех номерах телефона, которые закреплены за этим жителем. При нажатии на номер телефона, он автоматически подставится в поле Телефон.

В случае если поле пустое, то в него можно внести значение. Формат телефонного номера в АСУ не регламентирован. АСУ при сохранении номера телефона исключит лишние символы. При этом при использовании номера телефона в процессе рассылки СМС и/или автообзвонов, АСУ самостоятельно приведет телефонный номер к требуемому формату, добавив +7 в случае отсутствия, исключив символы «()» и «-».

Если автоматически заполнившийся номер телефона не актуален для данной заявки, то пользователь может ввести в поле Телефон новый номер (см. Рис.5). При этом, если в конце строки будет активирована галочка «Обновить у жильца», то введенный номер телефона будет сохранен как актуальный номер выбранного жильца. Если галочка не будет активирована, то номер сохранится только у Заявки, а свойство номер телефона у Жильца останется в том состоянии, в котором оно было до момента создания Заявки.

Поле Обращающийся юр.лицо - в данное поле необходимо указать Юридическое лицо, которое подает Заявку. В данном поле осуществляется поиск по организациям, внесенным в модуле Объекты- Организации. Если необходимая Организация отсутствует в АСУ, ее можно добавить в базу, нажав на кнопку Плюсик справа. При нажатии на кнопку Пользователю откроется страница Добавления объекта в базу (см. Рис.6). Обязательным для заполнения является поле Наименование. Также в поле Тип контрагента необходимо указать принадлежность Организации к определенному типу (УК, РСО, Суд, Банк, Контрагент, Надзорный орган, Военный комиссариат, Орган исп. Власти, Орган рег. Учета).

Поле Содержание предназначено для внесения текстовой информации о сути проблемной ситуации, по которой создается Заявка. Текст, введенный в этом поле, будет наследоваться в Задачу, поставленную позже по данной заявке. Необходимо вводить предельно корректное описание и помнить о том, что данное описание может быть доступно Заявителю через Личный кабинет жителя на сайте УК, а также может быть отправлено в тексте информационной СМС о ходе выполнения Заявки.

Поле Тип предназначено для классификации Заявки и отнесении ее к тому или иному типу. Важно помнить, что права доступа на просмотр Заявки, а также автоматическая постановка Задачи на отработку Заявки зависят от корректно определенного типа Заявки.

Также от Типа Заявки зависит крайний срок выполнения Заявки. Подробнее о настройках по автоматическому созданию Задач и по определению предельных сроков выполнения Заявок в соответствующей инструкции.

Поле Аварийная служит для того, чтобы помечать определенные Заявки как Аварийные, что влияет на их приоритет в АСУ, а также влияет на предельные сроки их Выполнения и то, на какого исполнителя будет назначена Задача в случае использования функционала Автоматическая постановка задачи.

Поле Исполнитель задачи – в данном поле можно указать сотрудника, на которого будет автоматически создана и назначена Задача. Таким образом, диспетчеру не нужно будет вручную создавать Задачу после сохранения Заявки.

Поле Время визита, удобное заказчику. Имеет формат Дата, плюс временной интервал, в течение выбранной даты. Данное поле необходимо заполнять в том случае, если выполнение работ по Заявке подразумевает обязательный контакт с Заявителем, например, в случае если планируется выполнение работ внутри квартиры Заявителя.

Ряд типов Заявок может быть помечен как «всегда аварийный», при выборе такого типа, например, Внутридовомое инженерное оборудование — Система теплоснабжения, у заявки автоматически будет заполнено значение Аварийная, без возможности снятия этого значения.

В случае, если у Заявки будет заполнено поле Удобное время визита, и это время будет позже автоматически рассчитанного крайнего срока выполнения Заявки, то именно значение из поля Удобное время визита будет подставлено в поле Крайний срок выполнения заявки.

Следующий блок полей посвящен Разрешениям, которые Жилец может дать Управляющей компании на коммуникацию с ним.

В поле Согласен получать СМС уведомления (см. Рис.7) отражается ранее предоставленное/не предоставленное разрешение на отправку СМС сообщений от УК о ходе выполнения оставленных жильцом Заявок, а также об аварийных отключениях на Доме.

В поле Отправить ссылку на приложение отображается предоставленное/не предоставленное согласие на получение информационного СМС-сообщения с приглашением использовать мобильное приложение жителя ЖКХ.Диалог.

Пользователь должен задействовать данные поля только в том случае, если Управляющая компания использует сервис СМС-сообщений, подключенный в АСУ. Узнать об этом пользователи могут у своего Руководителя или в службе Технической поддержки АСУ.

В случае если житель ранее уже давал согласие на рассылку уведомлений от УК, и данная информация была зафиксирована в АСУ, Пользователю будет выведено уведомление Уже отправлено.

После того, как все поля Заявки заполнены, пользователь может нажать кнопку Сохранить, что приведет к созданию записи о новой заявке, в соответствии с заполненными полями.

В случае, если пользователь по какой-то причине решил не сохранять Заявку, то он может нажать кнопку Отмена.

В процессе Сохранения заявки АСУ проверяет форму на полноту данных и если были внесены некорректные данные, то пользователю будет вновь открыта форма создания Заявки, вверху которой будет выведено уведомление об ошибках, которые необходимо исправить. Пример ошибок на Рис.8.

В таком случае пользователю необходимо исправить ошибки и вновь сохранить Заявку. После успешного сохранения пользователю откроется страница просмотра созданной Заявки.