Ведение корреспонденции

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Версия от 16:21, 14 декабря 2018; K.nagaeva (обсуждение | вклад)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к навигации Перейти к поиску

АСУ Жилищный Стандарт позволяет вести журналы корреспонденции, распределять доступ к документам, назначить задачи по отработке документов

Нумерация документов

В АСУ реализованы широкие возможности на настройке нумератора документа.

Нумератор позволяет задать следующие настройки:

Ввести сквозную нумерацию во всех поджурналах Входящих/Исходящих документов (по умолчанию в каждом поджурнале своя нумерация)

Сбрасывать нумерацию с начала года

Создавать персональные группы Входящих и Исходящих документов и управлять их нумерацией

Так, Пользователь может создать группу компаний (выбрать ряд компаний из тех, что пользуются АСУ), и для корреспонденции этих компаний задать персональные правила нумерации на различные типы документов, в том числе задать префикс/суффикс для номера Документа

Входящие документы

Для того, чтобы точнее настроить бизнес-логику отработки документов в АСУ, Входящие документы разделены на журналы:

  • Входящие от контрагентов
  • Входящие от граждан
  • Входящие от надзорных органов
  • Коммерческие предложения

Входящие от контрагентов

Журнал предназначен для хранения писем, поступивших от организаций, с которыми у УК существуют договорные отношения. То есть от тех, кто направляет в УК осмысленные письма, непосредственно касающиеся деятельности УК.

Входящий от контрагента характеризуется:

  • номером документа, присвоенным УК (автоматически заполняется в соответствии с настройками нумератора)
  • Временем создания
  • Крайним сроком реакции на документ (поле заполняется по умолчанию тем значением, которое указано в настройках АСУ. Пользователь может изменить значение)
  • Типом документа (типология документов настраивается в Справочниках, Справочник Тип документа дома на сайте
  • Адресом объекта, к которому относится Входящий (Множественное поле, не обязательное для заполнения )
  • Темой документа (не обязательное для заполнения поле)
  • Контрагентом, отправившим документ (не обязательное для заполнения поле)
  • Исходящим номером, присвоенным отправителем (не обязательное для заполнения поле)
  • Датой исходящего письма (не обязательное для заполнения поле)
  • Получателем (автоматически заполняется в зависимости от УК, управляющей домом, которого касается письмо. Пользователь может изменить автоматически заполненное значение)
  • скан-образами письма
  • Исходящим, в ответ на которое был прислан Входящий (не обязательное для заполнения поле)

После сохранения у документа автоматически заполняются поля:

  • Автор (сотрудник, создавший запись в АСУ)
  • Статус (по умолчанию Новый)
  • Приоритет (по умолчанию без приоритета)

Крайний срок реакции

По умолчанию поле крайний срок реакции заполняется расчетным временем, по формуле "текущее время+5 календарных дней"

Работа с документом

В случае, если Входящий документ не подразумевает ответа на него (например, если Входящий пришел в ответ на ранее направленный Исходящий) то после ознакомления ответственных лиц с документом он может быть переведен в терминальный статус Принят к сведению

Если по документу необходимо провести некоторую работу, то через функционал Создать Задачу со страницы просмотра документа Ответственному сотруднику назначается задача, которая становится дочерним документом для Входящего. Далее по Задаче может быть создан дочерний документ Исходящий

Исходящий документ может быть создан и напрямую от Входящего (до тех пор, пока по Входящему не создана Задача)

Входящие от граждан

Журнал предназначен для хранения писем, поступивших от граждан. Каждый документ характеризуется:

  • номером документа, присвоенным УК (автоматически заполняется в соответствии с настройками нумератора)
  • Временем создания
  • Крайним сроком реакции на документ (поле заполняется по умолчанию тем значением, которое указано в настройках АСУ. Пользователь может изменить значение)
  • Типом документа (типология документов настраивается в Справочниках, Справочник Тип документа дома на сайте
  • Адресом помещения, к которому относится Входящий
  • Содержанием заявления (не обязательное для заполнения поле)
  • Физическим лицом, отправившим документ (не обязательное для заполнения поле)
  • номером телефона заявителя (не обязательное поле)
  • Получателем (автоматически заполняется в зависимости от УК, управляющей домом, которого касается письмо. Пользователь может изменить автоматически заполненное значение)
  • скан-образами письма
  • Исходящим, в ответ на которое был прислан Входящий (не обязательное для заполнения поле)

Работа с документом

В случае, если Входящий документ не подразумевает ответа на него (например, если Входящий пришел в ответ на ранее направленный Исходящий) то после ознакомления ответственных лиц с документом он может быть переведен в терминальный статус Принят к сведению

Если по документу необходимо провести некоторую работу, то через функционал Создать Задачу со страницы просмотра документа Ответственному сотруднику назначается задача, которая становится дочерним документом для Входящего. Далее по Задаче может быть создан дочерний документ Исходящий

Исходящий документ может быть создан и напрямую от Входящего (до тех пор, пока по Входящему не создана Задача)

Также по входящему от гражданина может быть созданы документ Перерасчет и/или Недопоставка

Входящие от надзорных органов

Журнал предназначен для хранения писем, поступивших от организаций, имеющих в АСУ тип Надзорный орган. Выделение писем от такого рода корреспондентов обусловлено тем, что подобные письма требудт повышенного внимания и зачастую содержат в себе предписанные сроки для реакции (предоставление документов, явку на мероприятие и так далее) Каждый документ характеризуется:

  • номером документа, присвоенным УК (автоматически заполняется в соответствии с настройками нумератора)
  • Временем создания
  • Крайним сроком реакции на документ (поле заполняется по умолчанию тем значением, которое указано в настройках АСУ. Пользователь может изменить значение)
  • Типом документа (типология документов настраивается в Справочниках, Справочник Тип документа дома на сайте
  • Адресом объекта, к которому относится Входящий (Множественное поле, не обязательное для заполнения )
  • Темой документа (не обязательное для заполнения поле)
  • Надзорным органом, отправившим документ (не обязательное для заполнения поле)
  • номером исходящего документа, присвоенным отправителем (не обязательное поле)
  • Датой отправки письма (не обязательное поле)
  • Получателем (автоматически заполняется в зависимости от УК, управляющей домом, которого касается письмо. Пользователь может изменить автоматически заполненное значение)
  • скан-образами письма
  • Исходящим, в ответ на которое был прислан Входящий (не обязательное для заполнения поле)

Крайний срок реакции

По умолчанию поле крайний срок реакции заполняется расчетным временем, по формуле "текущее время+1 календарный день"

Работа с документом

В случае, если Входящий документ не подразумевает ответа на него (например, если Входящий пришел в ответ на ранее направленный Исходящий) то после ознакомления ответственных лиц с документом он может быть переведен в терминальный статус Принят к сведению

Если по документу необходимо провести некоторую работу, то через функционал Создать Задачу со страницы просмотра документа Ответственному сотруднику назначается задача, которая становится дочерним документом для Входящего. Далее по Задаче может быть создан дочерний документ Исходящий

Исходящий документ может быть создан и напрямую от Входящего (до тех пор, пока по Входящему не создана Задача)

Коммерческие предложения

Данный журнал предназначен для хранения всевозможной корреспонденции, реакция на которую не обязательна. Документ характеризуется:

  • номером документа, присвоенным УК (автоматически заполняется в соответствии с настройками нумератора)
  • Временем создания
  • Адресом объекта, к которому относится Входящий (Множественное поле, не обязательное для заполнения )
  • Темой документа (не обязательное для заполнения поле)
  • Организацией, отправившей документ (текстовое поле, без выбора из Организаций, внесенных в АСУ. не обязательное для заполнения поле)
  • номером исходящего документа, присвоенным отправителем (не обязательное для заполнения поле)
  • Датой отправки письма (не обязательное поле)
  • Получателем
  • скан-образами письма

По зарегистрированному коммерческому предложению может быть поставлена задача

Исходящие документы

Карточка Исходящего документа состоит из следующих полей:

  • Ранее полученный Входящий, ответом на который является Исходящий
  • Номер документа
  • Время создания записи о документе в АСУ
  • Содержание (описание) документа
  • Дома, о которых идет речь в документе
  • Получатель: Контрагент и/или Физическое лицо
  • Отправитель (выбор из компаний, входящих в Группу компаний)
  • Трек-номер письма
  • Получатели копий письма
  • Скан-образ документа

Исходящий документ в АСУ может быть создан различными способами, выбор которых зависит от того, что является причиной для создания документа

  1. Если документ отправляется по инициативе отправителя, то создание записи о документе целесообразно осуществлять со страницы Журнал исходящих документов по нажатию на кнопку Создать и последующий выбор подтипа документа
  2. Если документ отправляется в ответ на полученный Входящий, то
    1. Если по Входящему документу не поставлена задача, то Кнопка Создания Исходящего документа доступна со страницы Входящего документа
    2. Если по Входящему документу поставлена задача, то кнопка Создания Исходящего документа доступна со страницы этой Задачи

По созданному в АСУ Исходящему документу можно сформировать Электронный документ в формате docx по заданному Шаблону. Шаблон дорабатывается под требования пользователей АСУ по запросу в Техническую поддержку

Отслеживание статуса доставки документа осуществляется с помощью API Почты России. Если документ был отправлен Почтой России и отправке был присвоен трек-номер, то внеся трек-номер в АСУ, пользователь может по запросу или в автоматическом режиме получать от Почты России статус доставки письма.

Видеоинструкция о работе в модуле Корреспонденция