Ведение складского учета

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Версия от 16:30, 6 ноября 2018; Admin (обсуждение | вклад)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к навигации Перейти к поиску

В АСУ Жилищный Стандарт существует полноценный функционал для ведения складского учета. Основные возможности:

  • Ведение неограниченного количества складов
  • Хранение и изменение прайс-листов поставщиков
  • Создание заказов на основе прайс-листов
  • Ведение номенклатуры
  • Фиксация поступлений на склад
  • Фиксация перемещений между складами
  • Фиксация фактов выдачи материалов со склада
  • Фиксация фактов возврата излишков
  • Фиксация фактов утери/порчи материалов

Работа со складским учетом в АСУ осуществляется в соответствующем журнале.

Активация модуля Склад в АСУ происходит в Настройках

Склад

Сущность Склад в АСУ это запись о физическом или виртуальном складе, который использует УК. Каждый склад характеризуется:

  • Названием (обязательное для заполнения поле, идентифицирует склад для Пользователей)
  • Адрес расположения склада (Обязательное для заполнения поле. Выбор из ранее добавленных адресов в АСУ в разделе Дома
  • Компания (обязательное для заполнения поле, идентифицирующее компанию - владельца Склада. Выбор осуществляется из списка внесенных в АСУ Организаций, имеющих тип УК)
  • Материально ответственное лицо (обязательное для заполнения поле, выбор из Пользователей АСУ, находящихся в Активном статусе)

В АСУ можно создать неограниченное количество складов. Любое движение материалов будет иметь привязку к Складу. По каждому Складу в автоматическом режиме

  • Считается Сумма остатков на складе
  • Отображается номенклатура остатков
  • Отображается вся история передвижения материалов на складе

Прайс-листы

В модуле Склад можно хранить актуальные прайс-листы поставщиков для осуществления заказа материалов от конкретного поставщика.

Прайс-лист в АСУ можно добавить несколькими способами: внести через web-интерфейс АСУ или импортировать с файла xlsx. Планируется интеграция с крупнейшими магазинами для получения их прайс-листов в автоматическом режиме по API

Импорт с помощью файла

На странице Прайс-листы по нажатию кнопки Импорт открывается форма для осуществления импорта. В форме можно скачать шаблон Прайс-листа, который необходимо заполнить и в последующем импортировать. Шаблон содержит следующие поля:

  • Наименование (обязательное поле)
  • Стоимость (обязательное поле)
  • Единицы измерения (не обязательное поле)
  • Вес (не обязательное поле)
  • Габариты (не обязательное поле)
  • Штрихкоды (не обязательное поле)

В форме импорта необходимо указать поставщика, прайс которого импортируется и приложить заполненный файл

В качестве поставщика может быть выбрана любая организация, информация о которой ранее была внесена в АСУ.

Импортированные данные кроме отображения в Прайс-листе Поставщика отображаются и в разделе Номенклатура.

Создание прайс-листа через web-интерфейс

При отсутствии данных о прайс-листе в электронном виде или небольшом количестве позиций в Прайсе, запись о нем в АСУ можно создать через web-интерфейс. Форма создания прайса предполагает выбор Поставщика, а также номенклатуры и стоимости.

Заказы

Журнал Заказы в модуле Склад позволяют формировать список материалов, которые необходимо заказать у конкретного поставщика. Форма создания Заказа позволяет пользователю выбрать ранее загруженный в АСУ прайс-лист и выбрать те товары, которые требуются. По сформированному заказу, переведенному в статус Утвержден, можно создать Поступление на Склад

Номенклатура

В журнале Номенклатура отображаются все уникальные товары, информация о которых была внесена в АСУ: путем наполнения прайс-листа; Фиксацией поступлений на склад; при списании товаров по закрытию задачи

Каждый товар может характеризоваться:

  • Наименование (обязательное поле)
  • Единицы измерения (не обязательное поле)
  • Вес (не обязательное поле)
  • Габариты (не обязательное поле)
  • Основное целевое назначение (не обязательное поле)
  • Поставщик (обязательное поле)
  • Штрихкоды (не обязательное поле)

Товар в номенклатуре не имеет характеристики Стоимость. Стоимость является динамической характеристикой и фиксируется в момент приходования товара на складе.

Поступление товара на склад

Форма приходования поступившего товара позволяет зафиксировать номенклатуру, объем и стоимость поступившего товара.

Если поступление осуществляется по ранее сформированному в АСУ Заказу, то для фиксации всего поступившего товара достаточно выбрать ранее сформированный Заказ, из которого будет загружена вся номенклатура. При этом Пользователь может изменить характеристики поступившего товара, а также его объем

При оформлении поступления на склад товара без предварительного Заказа в АСУ, Пользователь должен заполнить форму, в которой содержаться следующие поля:

  • Дата поступления (заполняется автоматически текущим временем, возможна корректировка)
  • номер поступления (не обязательное для заполнения поле)
  • Склад, на который пришел товар (обязательное для заполнения поле)
  • Поставщик (обязательное для заполнения поле. Одна операция Поступление может быть только от одного поставщика)
  • Получатель (обязательное для заполнения поле, заполняется автоматически при выборе Склада, на который приходит товар. Возможна корректировка значения)
  • Кто оприходовал (обязательное для заполнения поле, заполняется автоматически при выборе Склада, на который приходит товар. Возможна корректировка значения)
  • Состав поступления:
    • Выбор товара из номенклатуры или создание новой записи в номенклатуре
    • Целевое назначение
    • Количество товара
    • Стоимость товара
    • Срок годности

После создания Документ Поступление находится в статусе Новый. До тех пор, пока он не будет переведен в статус Утвержден, товары, входящие в Поступление, не будут доступны для дальнейшего использования (списания, выдачи, перемещения).

Перемещение со склада на склад

АСУ позволяет фиксировать перемещение материалов со склада на склад. Для фиксации этих фактов в АСУ есть отдельный журнал Перемещения. Каждая запись о Перемещении имеет следующие характеристики:

  • Дата перемещения
  • номер (не обязательное поле)
  • Склад списания
  • Склад получения
  • Кто выдач
  • Кто принял
  • Состав перемещения (доступны к выбору те товары и в том объеме, в котором они присутствуют на складе списания)

Выдача материалов

Все факты выдачи материалов со склада также могут (и должны) фиксироваться в АСУ. Выдача товара характеризуется:

  • Датой события
  • Складом списания
  • Кто выдал
  • Кто принял
  • Номенклатура и объем выданных материалов

Выдать со склада можно только тот товар, который согласно данным АСУ находится на складе

В дальнейшем, при закрытии задачи Пользователь сможет указать как Потраченные только те материалы, которые ранее получил со склада.

Возврат материалов

Излишки материалов, ранее выданных сотруднику УК со склада, можно вернуть на склад, зафиксировав этот факт в журнале Возвраты.

В форме создания записи о Возврате пользователь должен выбрать ранее совершенную выдачу, из карточки которой будет загружена номенклатура ранее выданных товаров.

Возврат товаров ограничен номенклатурой и объемом ранее выданных товаров.

Ликвидация материалов

В АСУ можно фиксировать факты ликвидации товаров. В случае утери, порчи товаров или окончания срока годности, у УК может возникнуть основание для списания товаров со склада. Форма списания товара содержит следующие поля:

  • Дата списания
  • Склад списания (обязательное поле, в рамках списания можно выбрать только один склад)
  • Кто списал (обязательное поле, выбор сотрудника)
  • Причина списания (выбор из списка причин: Утеря, Порча, Окончание срока годности)
  • Номенклатура и объем списанных товаров

К списанию доступны только те товары, которые ранее поступили на склад. После осуществления процедуры списания товары, включенные в документ Списание, перестают числиться на складе.

Списание материалов при закрытии задачи

Информация в модуле Склад является одной из основ для Подомового учета в АСУ Жилищный Стандарт.

Все товары, поступившие на склад, доступны для "списания" в процессе закрытия задачи в АСУ Жилищный Стандарт. Списание товара при закрытии задачи позволяет отнести расходы на приобретение товара на объекты учета:

  • дом
  • лицевой счет
  • счет учета (в планах корреспондирование счета учета и целевого назначения товара)

Подробнее о списании товаров при закрытии задачи в отдельной статье.

Развитие модуля Склад

Сотрудники АСУ Жилищный Стандарт планируют развивать модуль. Ниже описаны направления развития

Штрихкодирование

На текущий момент каждый товар имеет характеристику Штрих-код. В релизах АСУ, последующих после релиза 18.06, в модуле Склад будет доступно использование сканера штрих-кода, который будет автоматизировать выбор товара при фиксации операций с ним. Например:

  • Добавление товара в запись о выдаче товара
  • Добавление товара в запись о поступлении товара
  • Поиск карточки товара

Целевое назначение товара

Каждый товар в АСУ имеет характеристику Целевое назначение товара. В релизе 18.06 данное поле не влияет на работу Склада или Списания товаров. В последующих релизах данные поле будет влиять на Счета Учета, по которым будет происходить фиксация затрат в Подомовом учете.

Срок годности товара

Поле срок годности в релизе 18.06 позволит выбрать для выдачи и последующего использования товар из той партии, срок годности которой придет раньше. В последующих релизах планируется реализация автоуведомлений о приближающемся сроке годности

Интеграция с поставщиками по API

Планируется интеграция с крупнейшими поставщиками материалов для компании в сфере ЖКХ. Например, магазином Леруа Мерлен. Интеграция позволит:

  • Иметь в АСУ всегда актуальный прайс с товарами поставщика
  • формировать заказ по прайс-листу и направлять его Поставщику для обработки
  • Возможно, иметь спецусловия по стоимости и/или условиям поставки для заказов, сформированных через АСУ

Подомовой учет

По состоянию на релиз 18.06 Сотрудники АСУ Жилищный Стандарт ведут активную работу по модификации функционала АСУ и разработке нового функционала, направленные на отладку работы функционала Подомовой учет.

Все списания со склада будут учитываться в Подомовом учете через систему Проводок, что позволит видеть фактическое распределение расходов на закупаемые материалы в разрезе Домов, Счетов учета, Периодов.

Прогноз на заказ

Модуль склад будет доработан функционалом, прогнозирующим необходимый объем закупок материалов исходя из статистики их списания. Система будет анализировать объем списываемых материалов за заданный период (предыдущие Х месяцев/ аналогичный период предыдущего года) соотносить объем жилого фонда, находящегося в управлении на текущий момент и базовый и составлять прогноз на объем будущих потребностей.