Проведение собраний собственников

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Версия от 16:25, 14 декабря 2018; K.nagaeva (обсуждение | вклад)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к навигации Перейти к поиску

АСУ Жилищный Стандарт позволяет автоматизировать процесс проведения Общих собраний собственников

Протоколы общего собрания собственников МКД

Сам процесс проведения собрания состоит из следующих этапов

  1. Выбор дома, на котором будет проводится собрание
  2. Определение Вида собрания, формы проведения собрания собственников и временного интервала, в который будет проведено собрание
  3. Актуализация реестра собственников, имеющих право участвовать в голосовании
  4. Формирование повестки собрания
  5. Уведомление жильцов о собрании
  6. Формирование листов голосования
  7. Получение бюллетеней (сбор голосов)
  8. Подсчет результатов голосования
  9. Формирование протокола по результатам голосования
  10. Публикация протокола голосования

АСУ позволяет автоматизировать практически каждый шаг данного процесса.

Выбор дома, на котором будет проводится собрание

После того, как ответственный сотрудник УК осознал потребность в проведении ОСС на доме, в АСУ в журнале Проведение собраний необходимо нажать кнопку Создать собрание собственников МКД, в результате чего откроется форма создания в АСУ соответствующего документа.

В данной форме в поле Дом необходимо выбрать тот дом, на котором будет проводится собрание. Перечень домов, доступных для выбора, ограничен теми домами, которые ранее были внесены в АСУ от имени той УК, сотрудником которой является пользователь АСУ. Перечень домов, а также возможность его редактирования, доступны на странице Дома.

Определение Вида собрания, формы проведения собрания собственников и временного интервала, в который будет проведено собрание

В той же форме создания записи о грядущем собрании необходимо заполнить следующие параметры

  • Номер собрания (поле не обязательное для заполнения)
  • Ответственный исполнитель (тот сотрудник, который от имени УК будет ответственным за контроль за процессом проведения собрания)
  • Вид собрания (выбор из списка - Внеочередное собрание; Ежегодное собрание)
  • Инициатор контрагент или Инициатор физическое лицо (выбор из соответствующих списков организаций или Физлиц, ранее сохраненных в АСУ)
  • Форма проведения собрания (выбор из списка - Заочное; Очное; Очно-заочное)

В зависимости от форм проведения собрания

  • Время начала и время окончания заочного этапа голосования (для форм Заочное и Очно-заочное)
  • Дата и время очного голосования (для форм Очное и Очно-заочное)
  • Место проведения собрания (для форм Очное и Очно-заочное)
  • Место приема решений (для форм Заочное и Очно-заочное)
  • Возможность электронного голосования на ОСС (для форм Заочное и Очно-заочное)

Если активирована возможность электронного голосования, то заполняются поля

  • Начало электронного голосования (При этом время начала электронного голосования должно быть не ранее, чем через 10 дней от даты создания документа в АСУ)
  • Окончание электронного голосования (При этом время окончания электронного голосования должно быть не ранее 3 и не позднее 5 дней с момента начала электронного голосования)

Актуализация реестра собственников, имеющих право участвовать в голосовании

В АСУ реализованы несколько возможностей для составления перечня собственников, которые будут участвовать в голосовании.

  1. В общем случае В АСУ данные о собственниках помещений хранятся в журнале Правоустанавливающих документов. В случае, если ранее в ходе работы в АСУ перечень собственников по дому был внесен, то в процессе работы с документом Собрание собственников во вкладке Собственники необходимо выбрать пункт Заполнить и в нем выбрать Из АСУ. По нажатию на эту кнопку в Собрание будут добавлены сведения обо всех собственниках, информация о которых была внесена в АСУ.
    Добавление собственников в Собрание.png
  2. Также в АСУ есть возможность добавления произвольной записи о собственнике, который будет участвовать в собрании. Для этого на вкладке Собственники у документа Собрание нужно нажать кнопку Добавить и во всплывающем окне ввести данные о Собственнике.
Добавление произвольного собственника.png

Каждая запись о собственнике, участвующем в голосовании, характеризуется:

  • Фамилией, Именем и Отчеством собственника
  • Номером помещения, которое принадлежит собственнику
  • Площадь помещения
  • Доля собственности принадлежащая собственнику в помещении
  • Источник данных (заполняется автоматически исходя из того, были ли данные скопированы из АСУ или добавлены в ручную)

До того момента, как документ Собрание будет переведен в Статус Собрание подготовлено, у пользователя есть возможность редактировать запись о любом из Собственников. Для редактирования данных о Собственнике необходимо нажать на "карандаш" в конце строки с записью о Собственнике. Во всплывающем окне отредактировать данные и нажать кнопку Ок. Для удаления записи о Собственнике из документа Собрание, необходимо нажать кнопку "Корзина" в конце строки с записью о Собственнике.

При переводе документа Собрание в статус Собрание подготовлено пользователю открывается окно с результатами сверки информации о Собственниках и площади дома, на котором проводится Собрание. В случае, если сумма площадей, принадлежащих Собственникам, отличается от площади помещений, находящихся в доме, пользователь получит предупреждение

Предупреждение о разности площадей.png

Формирование повестки собрания

Для работы с повесткой собрания в документе Собрание есть вкладка Повестка. При первоначальном формировании необходимо нажать кнопку Заполнить. В открывшемся окне Пользователь может добавить неограниченное количество вопросов. Каждый вопрос характеризуется тремя параметрами:

  • Тип вопроса (перечень типов вопроса закреплен ч. 2 ст. 44 Жилищного кодекса РФ)
  • Сама формулировка вопроса (произвольный текст)
  • Необходимое количество голосов для кворума (при выборе типа вопроса заполняется автоматически исходя из требований ч. 3 ст. 45 Жилищного кодекса РФ к кворуму. Поле редактируемо)

Поскольку заданная законодательством типология вопросов Собрания весьма скудна, большинство вопросов проводимых собрания относится к типу Другие вопросы, отнесенные к компетенции общего собрания собственников.

Редактирование повести доступно пользователю до тех пор, пока собрание не будет переведено в Статус Собрание подготовлено. В форме редактирования пользователь может с помощью "перетаскивания" изменять порядок вопросов. Для этого необходимо щелкнуть левой клавишей мышки на заголовок "Вопрос #" и не отпуская мышки перетащить вопрос на то место, где хочется его видеть

Уведомление жильцов о собрании

Перевод документа в статус Собрание подготовлено.png

После того, как перечень Собственников, которые имеют право принять участие в голосовании, сформирован, а Повестка составлена, документ Собрание необходимо перевести в Статус Собрание подготовлено. Для этого на вкладке Собрание у документа Собрание необходимо нажать на кнопку Собрание подготовлено. В результате этого пользователю откроется страница с проверочными данными, где будут выведены ошибки в оформлении документа, если таковые будут обнаружены. При необходимости пользователь может вернуться к редактированию собрания или нажав кнопку Подтвердить перевести документ Собрание в искомый Статус

После перевода Пользователю становятся доступны следующие возможности для уведомления Собственников:

  • Публикация объявления о собрании на Сайте УК. Если УК использует сайт от АСУ ЖС, то публикация инициируется нажатием кнопки Разместить объявление на сайте УК. В результате нажатия кнопки на сайте автоматически размещается запись о грядущем собрании. Запись публикуется в разделе Объявления и состоит из Заголовка, который формируется автоматически в формате "Проведение собрания в доме #адрес дома, в котором будет собрание#; Даты публикации (текущая дата); Содержания объявления, которое копирует содержание Уведомления о собрании
  • Автоматически сформировать документ Уведомление о собрании и в последующем разместить распечатанное Уведомление на досках объявлений в доме. Документ Уведомление о собрании доступен для печати у Собрания, находящегося в статусе Собрание подготовлено и формируется по нажатию кнопки Шаблон - Уведомление о собрании на вкладке Собрание
    Формирование Уведомления о проведении собрания.png
  • PUSH-уведомление в мобильном приложении Жителя (в разработке)
  • SMS-уведомление Собственников (в разработке)
  • Автообзвон о собрании (в разработке)

Формирование листов голосования

Листы для голосования по Собранию в АСУ формируются автоматически. Для Очной части собрания или для раздачи листов голосования для заочного голосования, Пользователь может сформировать все листы голосования автоматически. Для получения необходимо на вкладке Собрание нажать кнопку Шаблон - Листы голосования. Пользователь получает файл формата docx, содержащий Листы голосования на всех собственников, которые были внесены в настройки Собрания.

Каждый лист голосования содержит:

  • QR-код, который можно считать сканером штрих-кода, подключенным в компьютеру пользователя АСУ. Считывание сканера открывает в АСУ окно ввода результатов голосования данного Собственника
  • Описательная часть листа голосования, в которой содержится необходимая информация о Собрании и Собственнике
  • Вопросы повестки и поля для отметки о принятом Собственников решении

В АСУ по умолчанию используется шаблон Листа для голосования, соответствующий требованиям ст. 45 Жилищного кодекса РФ и Приказу Минстроя №411 от 31.07.2014 г. содержащий все необходимые сведения. При необходимости Шаблон листа для голосования может быть изменен силами Технической поддержки АСУ

Скачать бюллетень голосования.png

Кроме того, любой Собственник, имеющий право голоса на собрании, может скачать свой Лист голосования через Сайт управляющей компании. Для этого Собственник должен авторизоваться в Личном кабинете на сайте и в разделе Собрания Личного кабинета скачать Лист для голосования

Получение бюллетеней (сбор голосов)

Чтобы начать учитывать голоса собственников, необходимо перевести Собрание в Статус Проведение собрания

Голоса Собственников в АСУ можно учесть следующими способами:

  • вводом результатов голосования в АСУ силами Пользователя с ранее собранных Листов голосования. Для этого необходимо либо с помощью сканера штрих-кода считать QR-код бюллетеня (это действие откроет окно ввода голосов данного Собственника), либо во вкладке Собрание нажать кнопку Внести голоса (это действие откроет форму ввода голосов всех Собственников)
  • Собственник может проголосовать через личный кабинет УК в даты, обозначенные как временной интервал для Заочной части голосования
  • Собственник может проголосовать с помощью мобильного приложения Жителя

Возможность голосования через личный кабинет на сайте и через мобильное приложение Жителя возможно в случае, если в настройках Собрания была активирована функция Электронное голосование и только в тот временной интервал, который был указан в настройках Собрания

Поданный собственником голос верифицируется кодом, отправляем в виде sms на мобильный номер телефона Собственника. Данное требование закреплено ст. 47.1. Жилищного кодекса РФ

Промежуточные результаты голосования.png

По мере ввода голосов на вкладке Список проголосовавших постоянно актуализируется информация о том, кто из собственников по какому количеству вопросов проголосовал;на вкладке Повестка выводится информация о распределении поданных голосов и наличии Кворума по каждому из вопросов.

Подсчет результатов голосования

После того, как время голосования истекло и все поданные голоса учтены в АСУ, необходимо нажать кнопку Все голоса учтены, что переведет Собрание из Статуса Подсчет голосов в статус Ожидание протокола. В этом статусе у Собрания выводятся полученные Результаты голосования. По каждому вопросу Кворум; распределение поданных голосов в процентном соотношении; Итог голосования по вопросу.

Формирование протокола по результатам голосования

У Собрания в статусе Ожидание протокола Также доступно автоматическое формирование Протокола по итогам голосования.

Протокол соответствует требованиям ст. 46 Жилищного кодекса РФ и Приказу Минстроя №411 от 31.07.2014 г. и доступен с вкладки Собрание по клику на кнопку Шаблон: Форма протокола ОСС.

В случае если Пользователь убежден в том, что все данные по голосованию внесены корректно, и полученный протокол корректен, то завершающим этапом работы с Собранием в АСУ будет прикрепление скан-образа Протокола с подписями всех участвующих лиц.

Прикрепление происходит по кнопке Добавить скан протокола, доступной на вкладке Собрание. После этого необходимо нажать кнопку Завершить собрание. Данное действие приведет к следующим последствиям

  • Документ Собрание становится недоступным для редактирования
  • в АСУ в Журнале Протоколы общих собраний собственников формируется запись о новом Протоколе. Протокол наследует все значимые характеристики от документа Собрания, а структура данных Протокола полностью соответствует требованиям ГИС ЖКХ

Публикация протокола голосования

Документ Протокол из журнала Протоколы ОСС автоматически публикуется на сайте УК в анкете Дома, в разделе Общие собрания собственников.

Кроме того, согласно п. 36 ч. 1 ст. 6 ФЗ №209 от 21.07.2014 г., Управляющая компания обязана публиковать протоколы Общих собраний собственников на ГИС ЖКХ. Данная публикация осуществляется по нажатию кнопки Экспорт на ГИС на странице Документа Протокол собрания или через раздел Обмен данными с ГИС ЖКХ, подраздел Протоколы ОСС