Чек-листы

Материал из АСУ Жилищный Стандарт
Версия от 09:40, 12 июля 2018; Admin (обсуждение | вклад) (Журнал Мои дела)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к навигации Перейти к поиску

Чек-листы - механизм, позволяющий разбивать сложные задачи на составные части

Каждый пункт чек-листа характеризуется:

  • названием
  • крайним сроком выполнения
  • Планируемым объемом трудозатрат
  • Исполнителем

При переводе пункта чек-листа в статус Выполнено, также указывается фактически потраченный объем времени.

Как уже написано выше, чек-листы позволяют разбить задачу на составляющие. Например, задача, поставленная по письменному заявлению жителя о необходимости установки лавочки возле подъезда может быть разбита на следующие пункты:

  • проверить техническую возможность установки лавочки
  • проверить наличие денежных средств на счете дома
  • проверить наличие лавочки на складе УК/ у поставщиков
  • выписать счет на поставку лавочки
  • оплатить счет
  • получить лавочку
  • установить лавочку
  • направить заявителю официальный ответ

Пункты задачи, описанные выше, может быть выполнены различными по должности сотрудниками. В решение вопроса задействованы Мастер участка, Кладовщик, Бухгалтер, Секретарь. При использовании механизма чек-листа каждый видит границы своей ответственности; срок, к которому должна быть выполнена его работа; от выполнения какого смежного пункта зависит возможность выполнения своего фронта задач. Так, в вышеприведенном примере, невозможно начать выполнение пункта Установить лавочку до того, как будет выполнен пункт Получить лавочку

Видеоинструкция о том, как работать с чек-листами

Типовые чек-листы

Для систематизации работы по типовым задачам, в АСУ реализована настройка типовых чек-листов, которые автоматически добавляются в задачу в момент создания

Работа по настройке типового чек-листа ведется в разделе Шаблоны чек-листов

Типовой чек-лист назначается на любой документ, который может быть родительским по отношению к поставленной задаче.

Например, по задаче Получение судебного решения по должнику, типовой чек-лист может состоять из следующих пунктов:

  • Сформировать пакет документов
  • Оплатить пошлину
  • Направить документы в суд
  • Узнать дату заседания
  • Принять участие в заседании
  • Получить решение суда
  • Передать решение судебным приставам

У каждого пункта типового чек-листа могут быть заданы следующие параметры:

  • Название пункта (отражающее суть работы)
  • Объем планируемых трудозатрат
  • Ответственный (Можно указать, что исполнителем пункта будет Автор задачи; Исполнитель задачи; Строго определенный сотрудник УК)

После добавления пунктов в шаблон чек-листа у них можно указать иерархию. Это осуществляется путем перетаскивания пунктов

Работа с чек-листом задачи

После создания задачи, если в настройках Шаблонов чек-листов был задан типовой набор чек-листа для данного типа задачи, у нее появляется готовый чек-лист, у которого:

  • можно скорректировать составляющие: удалить ненужные, добавить нужные
  • указать крайний срок выполнения каждого пункта
  • изменить планируемый объем трудозатрат и исполнителя пункта
  • изменить иерархию пунктов

по мере выполнения пунктов, ответственные сотрудники должны отмечать факт выполнения пункта и указывать фактически затраченные часы на выполнение

Журнал Мои дела

В разделе Задачи выведен специальный журнал Мои дела, включающий пункты чек-листов, назначенные на Пользователя.

В журнале автоматически рассчитывается статус каждого пункта чек-листа, а просроченные пункты отмечены красным цветом лейбла со статусом.

Виджет на рабочем столе

При необходимости, пользователь может добавить на рабочий стол АСУ журнал с пунктами чек-листов, назначенных ему (функционал будет доступен в версии 18.08).

Анализ загрузки сотрудника

Планируется, что после достаточной апробации механизма чек-листов, на основании Выполненных и планируемых к выполнению пунктов чек-листов будет составляться Фотография рабочего дня сотрудника, позволяющая оценивать фактическую и плановую загрузку сотрудника

Также на основе данных о прошлом объеме загрузки сотрудника будет строится прогноз на будущую загрузку сотрудника.

Фиксация временных затрат в подомовом учете

Планируется, что по каждому факту затрат рабочего времени, в АСУ будут создаваться Проводки, позволяющие оценивать фактические затраты на обслуживание жилого фонда. Данные списания станут одной из основ для Подомового учета.